Содержание:
Обзор средств электронной подписи
Электронные документы в рамках российского законодательства имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном носителе. Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании, например, реестр оказанных услуг, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. У неё есть два криптоключа: закрытым подписывается документ, который хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности.
Подписание — это процесс формирования файла электронной подписи для конкретного документа от лица пользователя.
Прежде всего, перед созданием документа необходимо подготовить рабочее место и установить специальное программное обеспечение, которое включает в себя:
- пакет программ КриптоПро (CryptoPRO) необходимо убедиться, что вы установили и используете последнюю версию КриптоПРО;
- плагин КриптоПро Browser Plug-in.
После установки программного обеспечения на компьютер необходимо сформировать сам документ. Как только информация сгруппирована и полностью внесена в новый документ, необходимо добавить к ней строку подписи и непосредственно саму ЭП.
Для подписи электронного документа потребуется:
- Окончательная версия документа, не требующая доработки. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
- Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи.
- Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.
Подписанный файл получает расширение .sig. Также ЭП может быть отдельным файлом, это зависит от исходного формата документа. Если вы подписывали документ PDF, Word или Excel с помощью специальных программ, то отличить их невозможно.
Как подписать документ в электронном документообороте ЭДО
В электронном документообороте на документ подпись не ставится, она для него формируется в онлайн формате. Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи. Рассмотрим пример подписи электронного документа в сервисе электронного документооборота Контур.Диадок.
Если на рабочем компьютере или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.
Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Отсоединенная подпись формируется в отдельном файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит документ и саму подпись.
Диадок проверяет оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись.
Диадок работает с квалифицированной электронной подписью. То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре ЗАО «Расчётный центр «Практик». С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.
Каталог сертификатов
Электронная подпись для торгов
- Сбербанк-АСТ
- ЕЭТП
- ОСЭТ Zakaz RF
- ММВБ «Госзакупки»
- РТС «Тендер»
от 2 500 р
подробнее →
Квалифицированная электронная подпись
- Закупки и торги по 223-ФЗ
- Портал госуслуг
- ООО Zakupki.gov.ru
- ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
- Электронные торги
от 3 000 р
подробнее →
Квалифицированная электронная подпись для ЕГАИС
- 5 площадок Госзаказа
- Закупки и торги по 223-ФЗ
- Электронные торги
- Портал госуслуг
- ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
от 1 500 р
подробнее →
Электронная подпись 3.0
- 5 площадок Госзаказа
- Закупки и торги по 223-ФЗ
- Электронные торги
- Портал госуслуг
- ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
от 2 500 р
подробнее →
все виды сертификатов »
Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к специалистам ЗАО «Расчётный центр «Практик» по телефону: +7 (495) 411-72-72. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.
Как подписать документ Word и Excel MS Office электронной подписью
Чаще всего в формате Word требуется подписывать следующие документы:
- трудовой или хозяйственный договор,
- иск в арбитраж,
- заявление в вуз и т.д.
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» позволяет создать простую электронную подпись как видимую в отдельной строке, так и невидимую.
Создание строки подписи в документе Word или Excel
Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции.
Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит уведомление о том, что необходима его подпись, и рекомендации:
- ввести подпись;
- выбрать изображение подписи от руки;
- ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.
Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.
Для создания строки подписи в документе Word или Excel:
- Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.
- В группе «Текст» на вкладке «Вставка» раскройте список «Строка подписи» и выберите пункт «Строка подписи Microsoft Office».
- В открывшемся окне «Настройка подписи» введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.
- Установите один или оба указанных ниже флажка: разрешение подписывающему указать цель добавления подписи и показывать рядом с подписью ее дату.
Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений «Подписи». Чтобы завершить процесс подписания, нажмите кнопку «Просмотр подписей».
- При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.
- Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.
- Выберите в меню команду «Подписать».
- введите свое имя в поле рядом со значком «X», чтобы добавить печатную версию подписи;
- нажмите кнопку «Выбрать рисунок», чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне «Выбор графической подписи» найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку «Выбрать».
Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint
Невидимая цифровая подпись удостоверяет подлинность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.
В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка «Подписи». Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе «Сведения», который отображается в меню вкладки «Файл».
Добавление в документ невидимой подписи:
- Откройте вкладку «Файл».
- Выберите пункт «Сведения».
- Нажмите кнопку «Защита документа», «Защита книги» или «Защита презентации».
- Нажмите кнопку «Добавить цифровую подпись».
- Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку «ОК».
- В диалоговом окне «Подпись» в поле «Цель подписания документа» укажите цель подписания документа.
- Щелкните элемент «Подпись».
После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка «Подписи», а сам файл станет доступен только для чтения.
Как подписать PDF документ электронной подписью
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из вышеперечисленных программ.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. Прежде чем вставить электронную подпись в документ PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки, чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
Как подписать заявку на электронном аукционе, торгах
В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают заявки перед отправкой на торги. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Именно она осуществляет ключевые функции защиты документов: гарантирует соответствие первоисточнику; делает невозможным стороннее вмешательство и внесение изменений в документы; однозначно идентифицирует личностную принадлежность документа. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭП.
Данная сфера применения ЭП характеризуется тем, что все документы подписываются в онлайн формате на тендерных площадках и не требуют подготовительной работы на рабочем месте.
Подать заявку на участие в электронном аукционе могут только те поставщики, которые имеют аккредитацию на электронной площадке и электронную подпись. Участник направляет заявку оператору электронной площадки, оператор проверяет электронную подпись, в случае положительного результата присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки. Если оператор электронной площадки обнаружил несоответствие в подписи, то заявка возвращается на доработку.
Участник тендера может скачать с площадки тендерную документацию в электронном виде, ознакомиться с ней и проверить ЭП организатора, проставленную под тендерной документацией и извещением о проведении тендера, нажав на соответствующих этапах процедуры на ссылки «Подписано ЭП» на странице «Извещение».
Использование ЭП участником конкурса:
- Чтобы подписать конкурсную заявку, нажмите ссылку «Подписать ЭП» на странице формирования заявки. В отобразившемся окне с содержанием электронного документа нажмите кнопку «Подписать документ». После подписания конкурсной заявки вы можете проверить ЭП, нажав на ссылку «Подписано ЭП».
- Чтобы подписать файл с ценой для переторжки, нажмите ссылку «Подписать ЭП» на странице редактирования заявки на переторжку. После подписания файла с ценой для переторжки вы можете проверить ЭП, нажав на ссылку «Подписано ЭП».
Использование ЭП участником аукциона:
- В ходе аукциона все участники подписывают электронной подписью свои ставки. Перед подписанием электронного документа вы можете просмотреть его содержание, нажав на ссылку «Показать» подписываемый документ на странице повторного подтверждения ставки.
- Отобразится электронный документ, который вы можете подписать своей ЭП, нажав кнопку «Подписать и подтвердить».
Использование ЭП участником запроса цен/предложений:
- В ходе процедуры все участники подписывают свои заявки электронной подписью. Перед подписанием электронного документа вы можете просмотреть его содержание, нажав на ссылку «Показать» подписываемый документ на странице подтверждения предложения.
- Отобразится электронный документ, который вы можете подписать своей ЭП, нажав кнопку «Подписать и подтвердить».
Возможно вас заинтересует:
Все статьи