Содержание:
Электронные документы в рамках российского законодательства имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном носителе. Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании, например, реестр оказанных услуг, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. У неё есть два криптоключа: закрытым подписывается документ, который хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности.
Подписание — это процесс формирования файла электронной подписи для конкретного документа от лица пользователя.
Прежде всего, перед созданием документа необходимо подготовить рабочее место и установить специальное программное обеспечение, которое включает в себя:
После установки программного обеспечения на компьютер необходимо сформировать сам документ. Как только информация сгруппирована и полностью внесена в новый документ, необходимо добавить к ней строку подписи и непосредственно саму ЭП.
Для подписи электронного документа потребуется:
Подписанный файл получает расширение .sig. Также ЭП может быть отдельным файлом, это зависит от исходного формата документа. Если вы подписывали документ PDF, Word или Excel с помощью специальных программ, то отличить их невозможно.
В электронном документообороте на документ подпись не ставится, она для него формируется в онлайн формате. Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи. Рассмотрим пример подписи электронного документа в сервисе электронного документооборота Контур.Диадок.
Если на рабочем компьютере или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.
Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Отсоединенная подпись формируется в отдельном файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит документ и саму подпись.
Диадок проверяет оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись.
Диадок работает с квалифицированной электронной подписью. То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре ЗАО «Расчётный центр «Практик». С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.
Электронная подпись для торгов
от 2 500 р
Квалифицированная электронная подпись
от 3 000 р
Квалифицированная электронная подпись для ЕГАИС
от 1 500 р
Электронная подпись 3.0
от 2 500 р
Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к специалистам ЗАО «Расчётный центр «Практик» по телефону: +7 (495) 411-72-72. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.
Чаще всего в формате Word требуется подписывать следующие документы:
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» позволяет создать простую электронную подпись как видимую в отдельной строке, так и невидимую.
Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции.
Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит уведомление о том, что необходима его подпись, и рекомендации:
Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.
Для создания строки подписи в документе Word или Excel:
Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений «Подписи». Чтобы завершить процесс подписания, нажмите кнопку «Просмотр подписей».
Невидимая цифровая подпись удостоверяет подлинность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.
В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка «Подписи». Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе «Сведения», который отображается в меню вкладки «Файл».
Добавление в документ невидимой подписи:
После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка «Подписи», а сам файл станет доступен только для чтения.
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из вышеперечисленных программ.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. Прежде чем вставить электронную подпись в документ PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки, чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают заявки перед отправкой на торги. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Именно она осуществляет ключевые функции защиты документов: гарантирует соответствие первоисточнику; делает невозможным стороннее вмешательство и внесение изменений в документы; однозначно идентифицирует личностную принадлежность документа. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭП.
Данная сфера применения ЭП характеризуется тем, что все документы подписываются в онлайн формате на тендерных площадках и не требуют подготовительной работы на рабочем месте.
Подать заявку на участие в электронном аукционе могут только те поставщики, которые имеют аккредитацию на электронной площадке и электронную подпись. Участник направляет заявку оператору электронной площадки, оператор проверяет электронную подпись, в случае положительного результата присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки. Если оператор электронной площадки обнаружил несоответствие в подписи, то заявка возвращается на доработку.
Участник тендера может скачать с площадки тендерную документацию в электронном виде, ознакомиться с ней и проверить ЭП организатора, проставленную под тендерной документацией и извещением о проведении тендера, нажав на соответствующих этапах процедуры на ссылки «Подписано ЭП» на странице «Извещение».
Использование ЭП участником конкурса:
Использование ЭП участником аукциона:
Использование ЭП участником запроса цен/предложений:
Спасибо за ваше обращение.
Менеджер свяжется с вами по контактному телефону, указанному в заявке, в рабочее время.
Наша компания соблюдает Указ Президента РФ от 02.04.2020 №239 и полностью перешла на удаленный формат работы. Это никак не скажется на обслуживании, мы на связи и решаем ваши вопросы в почте и чате:
Сервисные центры работают в ограниченном режиме и исключительно для проверки личности при выдаче ЭЦП.
График работы офисов (г.Москва, г.Тула, г.Воронеж): каждую среду с 9:00 до 14:00.
Сертификаты абоненты получают через личный кабинет. В офисе выдача сертификатов не производится.
Служба технической поддержки продолжает отвечать на запросы клиентов. При возникновении проблем звоните по телефону:
Оставляйте сообщения в чате.
Благодарим за доверие!
Наша компания работает в удаленном формате до 14 июня 2020г. Мы на связи и решаем ваши вопросы в почте и чате.
График работы офисов:
г.Москва: понедельник, среда и пятница с 9:00 до 18:00.
г.Тула и г.Воронеж: понедельник и среда с 9:00 до 18:00
Сервисные центры работают в ограниченном режиме и исключительно для проверки личности при выдаче ЭЦП. Сертификаты абоненты получают через личный кабинет. В офисе выдача сертификатов не производится.
Служба технической поддержки продолжает отвечать на запросы клиентов. При возникновении проблем оставляйте сообщения в чате или звоните по телефону:
г.Москва: +7 (495) 411-72-72, доб.2
г.Тула: +7 (4872) 70-33-45
г.Воронеж: +7 (473) 202-97-98
Благодарим за доверие!