Полный цикл работы с документами в электронном виде

Ведение делопроизводства внутри компании – сложный и энергоемкий процесс, отражающий все особенности управления хозяйствующим субъектом. Налаженный документооборот между разными отделами одной организации и контрагентами выступает гарантом успешности и влияет на репутацию юридического лица. Вычесть человеческий фактор из системы коммуникации при использовании бумажных носителей невозможно, именно с помощью электронного документооборота эта проблема решается одной из первых.

Содержание:

• Коротко о недостатках бумажного документооборота.
• Преимущества перехода на электронное делопроизводство.
• Возможности Диадока.
• Несколько слов о подключении.
• О приятном.

Коротко о недостатках бумажного документооборота

Крупный бизнес ежедневно сталкивается с необходимостью обмениваться кипами бумаг. И делать это в кратчайшие сроки без возможных потерь на пути мечтает каждый предприниматель. Во многих случаях оперативность выступает залогом заключения выгодных сделок, договоров с инвесторами, расширения клиентской базы или пополнения списка партнеров. Но создать слаженную и отрегулированную систему документооборота под силу далеко не каждой компании. Чаще всего бизнесмены спотыкаются об одни и те же проблемы:

• отсутствие обратной связи;
• несвоевременные ответы;
• временные затраты на поиск нужного документа;
• отсутствие контроля за согласованием бумаг;
• необходимость вести архив;
• документ не доходит до адресата и не только.

В итоге контрагенты становятся заложниками недостатков друг друга и не могут наладить взаимовыгодный документооборот.

Испытав на себе все минусы привычного алгоритма ведения делопроизводства, средний и крупный бизнес ищет иные схемы, которые бы удовлетворяли следующие запросы:

• оптимальные затраты времени на перемещение документа;
• кратчайший маршрут от отправителя до адресата;
• минимальное количество посреднических звеньев, через которые проходит бумага.

На 100% отвечает всем перечисленным выше пунктам электронный документооборот (сокращенно ЭДО).

Преимущества перехода на электронное делопроизводство

Если говорить об электронном документообороте простыми словами, то его можно представить, как эффективную систему, в рамках которой происходят все действия с документами, переведенными в цифровой формат:

• регистрация;
• движение;
• согласование;
• подписание;
• хранение и так далее.

Электронному документообороту с каждым годом отдают предпочтение все больше представителей малого бизнеса. Они постепенно осознают, насколько проще становится жизнь после подключения к системе, и переводят делопроизводство в онлайн поле.

Практически сразу после внедрения ЭДО руководители компании могут определить ряд преимуществ сервиса:

• моментальное движение файлов в системе;
• упрощенная схема учета входящей и исходящей корреспонденции;
• удобное хранение;
• быстрый поиск файлов;
• передача отчетной документации в контролирующие органы вне офиса.

Единственным нюансом, который придется учитывать предпринимателям, переходящим на ЭДО, является необходимость подключения к одному сервису всех участников электронного документооборота. Поэтому останавливать выбор стоит только на проверенной, надежной и популярной системе. Именно так пользователи говорят о Контур. Диадоке.

Возможности Диадока

Наш расчетный центр является официальным представителем СКБ Контур. Специалисты нашей компании обладают необходимыми опытом и практическими знаниями для подключения клиентов к системе Диадок и их дальнейшего сопровождения. Кроме того, мы готовы ответить на любые вопросы, касающиеся алгоритма внедрения системы электронного документооборота.

Система ЭДО от компании Контур - это сервис, который дает возможность формировать, отправлять, подписывать и хранить документы в электронном виде. Для работы в системе потребуется сертификат электронной подписи. Он делает файл юридически равным бумажному документу, подписанному от руки. Большая часть компаний используют ЭП также в работе с налоговыми структурами.

Плюсы системы Контур.Диадок очевидны даже при беглом анализе:

• сокращение расходов на приобретение бумаги;
• увеличение интервалов между заправками принтеров;
• возможность отказаться от содержания архива;
• отпадает необходимость в курьерской доставке.

Возможности системы Диадок:

• распределение входящей корреспонденции по отделам и подразделениям организации;
• автоматическая отправка документа на согласование в нужный отдел;
• бесплатная тарификация поступающей документации (актуальна для всех тарифов Диадок);
• стоимость исходящего документооборота зависит от подключенного пакета услуг (минимальный тариф – 5,7 руб. за 1 файл);
• наличие форматного контроля (электронные документы, которые будут учитываться налоговыми органами, проходят отдельную проверку внутри системы Диадок перед отправкой);
• простой поиск контрагентов, использующих Диадок (достаточно ввести в систему ИНН или название фирмы, чтобы вывести на экран список возможных партнеров по электронному документообороту);
• обмен электронными бумагами между компаниями, использующими разный ЭДО (с этой целью подключается роуминг).

По последнему пункту Диадок является лидером в России. Он заключает больше всего договоров, расширяя международную сеть.

В рамках электронного документооборота Контуром разработан модуль для подключения к 1С. Одна из важных характеристик модуля для 1С - возможность обмена юридически значимыми электронными документами, не выходя из учетной системы. Бухгалтер может не заходить в 1С и не искать нужную бумагу, она уже будет в системе ЭДО.

Несколько слов о подключении

Чтобы подключить систему ЭДО, достаточно обратиться к специалистам нашего расчетного центра. Они разъяснят особенности и тонкости работы, помогут подобрать тариф, исходя из текущих объемов документооборота компании. Так как Диадок требует квалифицированную электронную подпись, работа в системе начинается именно с ее получения. После установки сертификата ЭП на указанный носитель вы можете присоединиться к ЭДО и выстраивать свой собственный алгоритм обмена электронными файлами с теми, кто уже использует Диадок.

О приятном

Вновь присоединившимся к системе ЭДО клиентам расчетный центр Практик предлагает возможность увеличить свой пакет на 25%. Акция распространяется на все тарифные планы.

Чтобы получить акционные 25% документов к своему тарифу на Диадок, оставьте заявку.

Эксперты нашего расчетного центра всегда готовы проконсультировать потенциальных и действующих пользователей по вопросам работы в системе, тарифов на Диадок и подключения ЭДО в онлайн-чате, по телефону и электронной почте. Также у нас можно заказать бесплатную презентацию электронной системы и коммерческое предложение со всеми условиями сотрудничества.

Контур.Диадок - одна из самых удобных и выгодных систем электронного документооборота, которая имеет тенденцию к динамичному развитию и совершенствованию. Подключение системы Контур.Диадок - уверенный шаг к успешному будущему вашей компании.

Все статьи