Ведение делопроизводства внутри компании – сложный и энергоемкий процесс, отражающий все особенности управления хозяйствующим субъектом. Налаженный документооборот между разными отделами одной организации и контрагентами выступает гарантом успешности и влияет на репутацию юридического лица. Вычесть человеческий фактор из системы коммуникации при использовании бумажных носителей невозможно, именно с помощью электронного документооборота эта проблема решается одной из первых.
Содержание:
Коротко о недостатках бумажного документооборота
Крупный бизнес ежедневно сталкивается с необходимостью обмениваться кипами бумаг. И делать это в кратчайшие сроки без возможных потерь на пути мечтает каждый предприниматель. Во многих случаях оперативность выступает залогом заключения выгодных сделок, договоров с инвесторами, расширения клиентской базы или пополнения списка партнеров. Но создать слаженную и отрегулированную систему документооборота под силу далеко не каждой компании. Чаще всего бизнесмены спотыкаются об одни и те же проблемы:
- отсутствие обратной связи;
- несвоевременные ответы;
- временные затраты на поиск нужного документа;
- отсутствие контроля за согласованием бумаг;
- необходимость вести архив;
- документ не доходит до адресата и не только.
В итоге контрагенты становятся заложниками недостатков друг друга и не могут наладить взаимовыгодный документооборот.
Испытав на себе все минусы привычного алгоритма ведения делопроизводства, средний и крупный бизнес ищет иные схемы, которые бы удовлетворяли следующие запросы:
- оптимальные затраты времени на перемещение документа;
- кратчайший маршрут от отправителя до адресата;
- минимальное количество посреднических звеньев, через которые проходит бумага.
На 100% отвечает всем перечисленным выше пунктам электронный документооборот (сокращенно ЭДО).
Преимущества перехода на электронное делопроизводство
Если говорить об электронном документообороте простыми словами, то его можно представить, как эффективную систему, в рамках которой происходят все действия с документами, переведенными в цифровой формат:
- регистрация;
- движение;
- согласование;
- подписание;
- хранение и так далее.
Электронному документообороту с каждым годом отдают предпочтение все больше представителей малого бизнеса. Они постепенно осознают, насколько проще становится жизнь после подключения к системе, и переводят делопроизводство в онлайн поле.
Практически сразу после внедрения ЭДО руководители компании могут определить ряд преимуществ сервиса:
- моментальное движение файлов в системе;
- упрощенная схема учета входящей и исходящей корреспонденции;
- удобное хранение;
- быстрый поиск файлов;
- передача отчетной документации в контролирующие органы вне офиса.
Единственным нюансом, который придется учитывать предпринимателям, переходящим на ЭДО, является необходимость подключения к одному сервису всех участников электронного документооборота. Поэтому останавливать выбор стоит только на проверенной, надежной и популярной системе. Именно так пользователи говорят о Контур. Диадоке.
Возможности Диадока
Наш расчетный центр является официальным представителем СКБ Контур. Специалисты нашей компании обладают необходимыми опытом и практическими знаниями для подключения клиентов к системе Диадок и их дальнейшего сопровождения. Кроме того, мы готовы ответить на любые вопросы, касающиеся алгоритма внедрения системы электронного документооборота.
Система ЭДО от компании Контур - это сервис, который дает возможность формировать, отправлять, подписывать и хранить документы в электронном виде. Для работы в системе потребуется сертификат электронной подписи. Он делает файл юридически равным бумажному документу, подписанному от руки. Большая часть компаний используют ЭП также в работе с налоговыми структурами.
Плюсы системы Контур.Диадок очевидны даже при беглом анализе:
- сокращение расходов на приобретение бумаги;
- увеличение интервалов между заправками принтеров;
- возможность отказаться от содержания архива;
- отпадает необходимость в курьерской доставке.
Возможности системы Диадок:
- распределение входящей корреспонденции по отделам и подразделениям организации;
- автоматическая отправка документа на согласование в нужный отдел;
- бесплатная тарификация поступающей документации (актуальна для всех тарифов Диадок);
- стоимость исходящего документооборота зависит от подключенного пакета услуг (минимальный тариф – 5,7 руб. за 1 файл);
- наличие форматного контроля (электронные документы, которые будут учитываться налоговыми органами, проходят отдельную проверку внутри системы Диадок перед отправкой);
- простой поиск контрагентов, использующих Диадок (достаточно ввести в систему ИНН или название фирмы, чтобы вывести на экран список возможных партнеров по электронному документообороту);
- обмен электронными бумагами между компаниями, использующими разный ЭДО (с этой целью подключается роуминг).
По последнему пункту Диадок является лидером в России. Он заключает больше всего договоров, расширяя международную сеть.
В рамках электронного документооборота Контуром разработан модуль для подключения к 1С. Одна из важных характеристик модуля для 1С - возможность обмена юридически значимыми электронными документами, не выходя из учетной системы. Бухгалтер может не заходить в 1С и не искать нужную бумагу, она уже будет в системе ЭДО.
Несколько слов о подключении
Чтобы подключить систему ЭДО, достаточно обратиться к специалистам нашего расчетного центра. Они разъяснят особенности и тонкости работы, помогут подобрать тариф, исходя из текущих объемов документооборота компании. Так как Диадок требует квалифицированную электронную подпись, работа в системе начинается именно с ее получения. После установки сертификата ЭП на указанный носитель вы можете присоединиться к ЭДО и выстраивать свой собственный алгоритм обмена электронными файлами с теми, кто уже использует Диадок.
О приятном
Вновь присоединившимся к системе ЭДО клиентам расчетный центр Практик предлагает возможность увеличить свой пакет на 25%. Акция распространяется на все тарифные планы.
Тарифы
Пакеты исходящих документов на год:
Самый популярный!
-
Исходящих документов:
600
Исходящих документов:
600
4 200 ₽
по 7 ₽ за документ
-
Исходящих документов:
1200
Исходящих документов:
1200
7 800 ₽
по 6,5 ₽ за документ
-
Исходящих документов:
3000
Исходящих документов:
3000
18 600 ₽
по 6,2 ₽ за документ
-
Исходящих документов:
6000
Исходящих документов:
6000
36 000 ₽
по 6 ₽ за документ
-
Исходящих документов:
12000
Исходящих документов:
12000
68 400 ₽
по 5,7 ₽ за документ
Нужно еще больше документов? Мы предложим индивидуальные условия!
Чтобы получить акционные 25% документов к своему тарифу на Диадок, оставьте заявку.
Эксперты нашего расчетного центра всегда готовы проконсультировать потенциальных и действующих пользователей по вопросам работы в системе, тарифов на Диадок и подключения ЭДО в онлайн-чате, по телефону и электронной почте. Также у нас можно заказать бесплатную презентацию электронной системы и коммерческое предложение со всеми условиями сотрудничества.
Контур.Диадок - одна из самых удобных и выгодных систем электронного документооборота, которая имеет тенденцию к динамичному развитию и совершенствованию. Подключение системы Контур.Диадок - уверенный шаг к успешному будущему вашей компании.
Все статьи