Согласование документа в один клик

Содержание:

• Зачем вам квесты?
• Маршруты согласования
• Настройка маршрутов согласования
• Примеры маршрутов

Зачем вам квесты?

Согласование документов во многих организациях напоминает запутанный квест, на прохождение которого требуется больше времени, чем на исполнение решений, содержащихся в документе. Цепочка согласования подразумевает вовлечение всех сотрудников, чей опыт и знания позволят свести к минимуму риск опрометчивых действий.

Каждый участник редактирует свою версию документа, версии дублируются, в результате теряется целостность информации. Обмен новыми редакциями исходного документа по электронной почте не имеет юридической силы. При этом ответственный сотрудник не видит этапы прохождения документа и не может их контролировать.

Рассмотрим особенности процесса согласования, так как именно в них часто находятся решения, которые могут помочь оптимизировать этот непростой процесс.

Маршруты согласования

У процесса согласования есть 2 основные характеристики:

• сроки;
• маршрут движения документов.

Электронный документооборот позволяет не только сократить сроки, но и ограничить функции участников согласования, чтобы разделить ответственность. Так, например, менеджер по снабжению не сможет править юридические формулировки в тексте. Ему отведена в конкретном договоре область проверки спецификации поставки товара. Но некоторые сложности сохраняются.

На практике после согласования документы переходят к исполнителям. Например, после согласования аренды инструмента надо оплатить счет, получить закрывающие документы. Электронный документооборот делает для вас процессы понятными, показывая пошаговую инструкцию, и контролируемыми, связывая все документы в единый маршрут.

Удобно и оперативно можно организовать согласование документов в электронном виде по маршруту в сервисе Диадок.

Маршрут согласования — это последовательность шагов для обработки документов внутри организации. Выстраивание последовательности согласования в международной практике управления оценивается как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые хотят иметь конкурентное преимущество в виде сертификата по стандартам системы менеджмента качества.

При настроенном маршруте документ, созданный в Диадоке, сам перемещается и запрашивает согласование конкретного сотрудника или подразделения.

Рекомендуем пользователям Диадока использовать маршруты в следующих условиях:

• Нарушается дисциплина согласования — документы задерживаются дольше трех дней на одном из участников.
• Согласователи находятся в разных офисах/филиалах или отсутствуют на рабочем месте (генеральный директор и т. д.).
• Генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников.
• В компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделений.
• Перед финальной подписью и отправкой документа нужно дополнительное согласование с помощью КЭП.

Шаг маршрута — это передача документа на согласование, на подпись или автоматическое перемещение между участниками. На каждом шаге указывается, кто обработает документ и что нужно сделать с документом. Передать документ на обработку можно конкретному сотруднику или сотрудникам конкретного подразделения.

В сервисе Диадок существует возможность полностью автоматизировать процессы согласования, что позволяет пользователям не задумываться о том, какие функциональные подразделения и ответственные лица должны участвовать в согласовании. Быстрое согласование документов ускоряет процессы закупки и продажи, вы соблюдаете регламенты и сроки, зафиксированные в договорах с контрагентами.

Настройка маршрутов согласования

Сотрудник отправляет документ по готовому маршруту, а Диадок сам передает его по согласователям и следит за сроками. Самых «забывчивых» Диадок дисциплинирует регулярными напоминаниями.

Маршруты настраиваются в специальном редакторе. Перейти в список маршрутов и воспользоваться редактором можно через меню «Настройки и оплата», пункт «Маршруты согласования».

При необходимости маршрут можно отредактировать. При этом после сохранения изменений документы, которые были уже запущены на маршрут, продолжат движение по той версии маршрута, на которую они были поставлены.

При запуске комплексного процесса в Диадок, если используются условия маршрутизации, требуется выстраивать сложные схемы движения информации. Настройку таких процессов осуществляют специалисты сервисных центров. Рекомендуем обратиться в «Расчётный центр «Практик».

Примеры маршрутов

1. Входящие закрывающие документы на аренду

2. Входящий договор на закупку материалов

3. Исходящие закрывающие документы за оказанные услуги

4. Исходящие закрывающие документы на поставку товаров

5. Исходящие договоры на услуги