Подписание документов электронной подписью

Подписание документов электронной подписью решает 2 важные задачи по обеспечению безопасности документооборота. Во-первых, удостоверяет подлинность. Просматривающий файл пользователь чётко видит, кто его автор. Во-вторых, информирует о внесенных в документацию изменениях после заверки. Данная особенность снижает вероятность искажения информации практически до нуля.

Наличие ЭЦП считается обязательным, если вы хотите взаимодействовать с рядом государственных или коммерческих интернет-площадок. Например, Портал госуслуг, Росаккредитация, ЭТП Газпромбанк, торги по № 44-ФЗ и пр. На документах, которые отправляются в эти и другие системы, должна обязательно проставляться электронная подпись. Причём не любая, а строго определённого вида.

Преимущества ЭЦП доступны не только представителям бизнеса. Физические лица тоже могут подписывать документы цифровой подписью. Как вариант, при отправке заявления на получение иностранного паспорта или при регистрации автотранспортного средства. Количество задач, решаемых ЭП, постоянно растёт, что открывает широкие возможности по автоматизации бизнес-процессов или повседневных бытовых вопросов.

Как подписываются документы с помощью ЭЦП?

Алгоритм подписания во многом зависит от формата. Процедура простановки ЭЦП максимально упрощена. К примеру, в современных версиях Microsoft Office она выглядит примерно следующим образом. В соответствующем меню выбирается пункт "Добавить цифровую подпись", после чего вместе с файлом сохраняется специальный реквизит.

Для подписания документов электронной подписью, которые отличны от Microsoft Office, используются аналогичные алгоритмы. Разница кроется в специфике формата. Скажем, в HTML-файлы добавляются невидимые поля, формируемые по определённым принципам, в то время как заверка XML ничем не отличается от того же формата DOC.

Программное обеспечение для подписания документов электронной подписью

Если электронная подпись используется для заверки малого количества документов, это не вызывает особых проблем. Но представьте ситуацию, когда вам надо работать с большим числом файлов. В этом случае на взаимодействие с ними будет уходить слишком много времени. Подобного реально избежать, если использовать специализированное ПО со следующими функциями:

• Пакетная заверка документов или архивов.

• Применение простой, неквалифицированной или квалифицированной подписи.

• Проставление первичной, дополнительной и заверяющей ЭЦП несколькими лицами.

• Возможность ограничения объёма подписываемых файлов по памяти ПК.

• Массовая отправка электронной документации, в том числе в госорганы.

• Простановка видимой или невидимой цифровой подписи.

• Отображение даты, комментариев и иной полезной информации.

Использование такого ПО существенно облегчит массовую обработку документов и упростит их подписание документов электронной подписью. К тому же, различные сервисы на основе ЭЦП часто обладают множеством дополнительных функций. Например, Контур.Экстерн для сдачи отчётности интегрируется с 1С, располагает удобно структурированной правовой базой и поддерживает роуминг передаваемых данных.

Если хотите повысить эффективность обработки документации, использование ЭЦП заложит для этого отличную основу. Перейдя на электронный документооборот, вы не только сократите время взаимодействия с госорганами, но и увеличите контроль над состоянием дел в собственной компании. Подписание документов электронной подписью откроет перед вами массу возможностей по ведению современного и успешного бизнеса.