Новые правила работы с электронной подписью сотрудника в 2023 году

Изменения в законе «Об электронной подписи»

В 2023 году изменился закон "Об электронной подписи". Какие новшества были интегрированы в систему? Этот вопрос интересует индивидуальных предпринимателей и представителей малого и среднего бизнеса. Использование электронной подписи регламентируется Федеральным законом №63 от шестого апреля 2011 года "Об электронной подписи".

По обновлённым правилам теперь:

Удостоверяющий департамент Федеральной налоговой службы или представители организации, действующие на основании доверенности, выдают сертификаты индивидуальным предпринимателям и руководителям предприятий.
Сотрудники предприятий подписывают документацию для контролирующих инстанций соответствующими сертификатами физических лиц.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) применяется для подписания рабочей документации.
Выданные сотрудникам сертификаты юридических лиц активны до тридцать первого августа 2024 года.
С первого сентября 2023 года прекращается выдача сертификатов сотрудникам юридических лиц. Они смогут получить специальные сертификаты физических лиц.

Электронными подписями юридических лиц с реквизитами сотрудников, выданные частными удостоверяющими центрами, можно пользоваться до тридцать первого августа 2024 года. Для работы в аналогичном формате необходимо выпустить сертификаты квалифицированной электронной подписи сотрудникам, имеющим право подписи от компании, до тридцать первого августа 2023 года. В противном случае понадобится оформление электронной подписи для физических лиц с МЧД для всех сотрудников, уполномоченных заверять документы от имени организации. КЭП для визирования электронных документов без наличия соответствующей доверенности выпускается исключительно на руководителя в УЦ ФНС России. Ключ не копируется, потому нельзя сделать дубликаты для ведущего юриста компании, главного бухгалтера и тендерного специалиста.

Изменения в законе «Об электронной подписи»
Машиночитаемая доверенность (МЧД)
Форматы МЧД
Сервис для работы с МЧД Контур.Довереность

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Машиночитаемая доверенность представляет собой электронный аналог обычной бумажной доверенности, дающей право подписывать электронные документы. Это файл в xml-формате, в котором указаны данные доверителя, уполномоченного представителя, а также описан перечень имеющихся полномочий. Основной задачей машиночитаемой доверенности является подтверждение права сотрудника осуществлять визирование электронных документов от имени предприятия.

МЧД имеет отличия от скан-копии доверенности в бумажном формате. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат и определённые нормы, предъявляемые к ней. Данные из МЧД информационная система считывает автоматически. В случае со сканом так сделать нельзя.

Руководитель предприятия подписывает машиночитаемую доверенность квалифицированной электронной подписью. Сотрудник в процессе заверения счетов или сдачи текущей отчётности прикладывает МЧД к комплекту документов.

С первого января 2022 года вступили в силу изменения, касающиеся выдачи сертификатов и электронных подписей. Для физических лиц они выписываются без указания данных юридического лица.

Форматы МЧД

Формат машиночитаемой подписи юридически закреплён в нормативных актах. Он подлежит утверждению оператором информационной базы данных или регулятором. Во время переходного периода использовались разнообразные форматы для контролирующих инстанций. Проводилась непрерывная работа, направленная на оптимизацию функционирования системы электронных подписей.

Разработан алгоритм МЧД, единый для нескольких государственных органов. Предполагается его использование для ЕДО с партнёрами предприятий. Такой формат именуется 003 или EMCHD. Он поддерживается нотариально и можно будет визировать документы в нотариальных конторах. Спектр требований к МЧД описан в приказах от восемнадцатого августа 2021 года №№857 и 858 Министерства цифровой политики.

На сайте Государственных услуг в разделе "МЧД" обнародован универсальный формат машиночитаемой доверенности, подходящий для взаимодействия с контрагентами по бизнесу (B2B) и документооборота при работе с государственными структурами (B2G).

Машиночитаемая доверенность — это файл в формате XML. Документ также отображается в виде PDF.

Оформить подключение

Заполните форму и наши специалисты свяжутся с вами в ближайшее время

МЧД содержит перечисленные ниже данные:

название документа;
номер документа;
дату его выдачи;
данные сотрудника;
данные доверителя;
УКЭП руководителя предприятия;
срок действия;
полномочия доверенного физического лица с идентификатором из специализированного классификатора;
данные об ИС, предоставляющей информацию о прекращении действия доверенности;
отметка о возможности передоверия.

Установленный формат предоставляет возможность автоматически считывать машиночитаемый документ.

Сервис для работы с МЧД Контур.Довереность

Контур. Доверенность — это специальная платформа для эффективного взаимодействия с машиночитаемыми доверенностями. В рамках сервиса предоставляется возможность формировать, подписывать, пересылать и проводить проверку машиночитаемых доверенностей. При невозможности управлять всеми доверенностями со стороны руководителя компании назначается компетентный сотрудник, который возьмёт на себя перечисленные функции. Уполномоченный работник будет оформлять доверенности, использовать электронную подпись, заниматься административными вопросами.

Сервис поддерживает единый формат МЧД 003 (EMCHD_1), разработанный Федеральной налоговой службой и Министерством цифровой политики вместе с Федеральными органами исполнительной власти. Пользователи имеют возможность полноценно работать с доверенностями, разрабатывать документацию в web-формате, прикреплять файлы, импортировать документы из реестра Федеральной налоговой службы, отзывать при необходимости документы.

С помощью сервиса можно осуществлять следующие действия:

Поддерживать актуальность. Платформа демонстрирует все машиночитаемые доверенности компании, показывает период их действия.
Формирует необходимые для полноценной работы предприятия перечни: "Ожидает подписания", "Скоро истекает", "Необходимо отозвать".
Настройка разнообразного доступа. Сотрудникам компании отображаются их машиночитаемые доверенности, руководитель организации видит все без исключения доверенности. По инициативе директора может быть назначен помощник, в обязанности которого будет входить подготовка к предстоящему подписанию МЧД.

Оптимизировать работу с машиночитаемыми доверенностями стало ещё проще! Для этого целесообразно подключить описанный сервис.

Все статьи