Минэкономразвитие предлагает перевести деловой документооборот в ЭДО

Содержание:

• Длительное хранение бумажных документов
• Законопроект позволит сократить расходы для бизнеса
• Подключение к Диадок

Длительное хранение бумажных документов

Министерство экономического развития России подготовило законопроект, в соответствии с которым предлагается деловые документы создавать, хранить и обрабатывать в электронном формате. Предполагается, что экономия предприятий и организаций от нововведения составит миллиарды рублей. Проект уже передан на рассмотрение в Правительство.

Разработкой нормативного акта занимались в рамках национального проекта «Цифровая экономика Российской Федерации». Основная цель и задача законопроекта — создание механизма, который позволит на правовом уровне регламентировать вопросы, связанные с созданием, практическим применением и хранением электронных документов. Это относится, в том числе к электронным копиям документов, имеющих бумажный носитель.

На сегодняшний день в законодательстве предусмотрены нормы, определяющие сроки хранения всех бухгалтерских и кадровых документов на бумажных носителях. Некоторые из них (кадровые приказы, личные карточки) нужно хранить не менее 75 лет. Как следствие, предприятиям и организациям приходится тратить значительные средства на создание архивов, поддержание условий для хранения тонн бумаги. Например, один из крупных банков страны вынужден ежегодно тратить на создание и ведение архива до 2,5 млрд. рублей. Все субъекты предпринимательства в год выделяют на подобные цели до 3,5 трлн. рублей.

Новый законопроект содержит нормы, регламентирующие не только хранение электронных документов, но и возможность перевода справок, приказов, распоряжений в электронный формат при условии, что их юридическая значимость останется неизменной. Заместитель министра Владислав Федулов подчеркнул, что на текущий момент времени предприниматели обязаны хранить бумажные версии документов*. Если законопроект будет принят, появится возможность создавать электронные копии, бумажный оригинал после оцифровки подлежит хранению в течение года. Исключение — наличие прямых запретов или указаний на законодательном уровне. Бизнесмены получат возможность сократить объемы бумажных архивов, сэкономить таким образом на расходах.

* - источник: официальный сайт Министерство экономического развития

Российской Федерации www.economy.gov.ru

Законопроект позволит сократить расходы для бизнеса

Законопроект позволит сократить расходы для бизнеса:

1. Для бумажного документа можно будет создать копию в электронном формате и наоборот. Обе версии будут иметь одинаковую юридическую силу.
2. Создание копий будет проводиться в соответствии с определенной процедурой, должна быть возможность установить, когда поставлена подпись. Это касается не только даты, но и времени.
3. Создается и регламентируется механизм, позволяющий переводить электронные документы в другой формат. Преобразование должно затрагивать только внешнее представление. Содержимое остается неизменным. Копия и оригинал должны быть идентичны.
4. Обозначаются требования к предпринимательской деятельности, связанной с созданием и хранением электронных копий документов. Предполагается, что юридическое лицо предварительно будет обязано проходить аккредитацию.
5. Хранить электронные документы надлежит в соответствии с установленным порядком. С целью предотвращения утери электронных версий документов определяется порядок передачи электронных дубликатов на хранение иному лицу в ситуации, если компания, ранее размещавшая их на серверах или иных носителях, ликвидируется.
6. Исходные документы на бумаге можно будет хранить меньший срок при условии, что имеется копия в электронном формате. Если при создании дубликата соблюдены требования, указанные в законе, бумажный носитель через год можно будет утилизировать. На уровне федеральных законов, постановлений Правительства, распоряжений ЦБ могут быть установлены иные сроки хранения документов, имеющих бумажный оригинал.

Предполагается, что положения разработанного федерального закона можно будет применять в отношении всех юридически значимых документов. Возможны исключения. Они должны быть обозначены в законах, подзаконных актах, иных нормативных документах. В электронный формат для последующего хранения можно будет перевести:

• согласия на обработку персональных данных и их отзывы;
• бухгалтерские документы;
• документы компаний, выдающих кредиты;
• согласия на получение рекламной информации;
• договоры на присоединение сетей электросвязи;
• заключения аудиторов и т. д.

Подключение к Диадок

Ситуация 2020 года ускорила переход на электронный документооборот. Предприниматели получили возможность оценить на практике преимущества работы в безбумажном варианте. Это относится, в том числе к открытию бизнеса.

Для визирования электронных документов перед отправкой контрагентам или партнерам необходимо оформить квалифицированную электронную подпись или КЭП.

Если предприниматель просто распечатает счет-фактуру, подпишет ее, а потом отсканирует, то покупатель не сможет на основании подобного документа принять НДС к вычету. Это будет противоречить требованиям НК РФ. А вот электронную версию, заверенную КЭП, можно принять к учету. В ст. 169 НК РФ сказано, что стороны должны предварительно договориться об обмене документами в электронном виде. При этом нужно соблюдать требования ФНС, касающиеся формата документа. Минфин в Приказе № 174н от 10.11.2015 года обозначил, что передача подобных документов должна производиться по каналам ТКС, предоставляемым специализированным оператором.

Не храните тонны бумаги, не отводите сотни квадратных метров площадей под создание архивов. Подключайтесь к Диадок и работайте с электронными документами. Накладные, счета-фактуры перед отправкой контрагенту проходят проверку на соответствие действующему законодательству. Сервис Диадок достаточно гибкий и учитывает все изменения, вносимые на законодательном уровне.

Подключиться к сервису можно при наличии сертификата ЭЦП. Возможна регистрация по логину и паролю.

Если вы уже активно работаете, сдаете отчетность в ФНС, ПФР, РОССТАТ, сертификат квалифицированной усиленной подписи у вас уже есть. Если же нет, заполните заявку на сайте.