У нас были стереотипы, и мы их придерживались

Содержание:

• Снижение затрат
• Продуктивность
• Сверхмобильность
• Работа на расстоянии
• Автоматизация
• Экологичность
• Подключение вас и ваших контрагентов

Управление бизнесом значит не просто плыть по течению, а ориентироваться и участвовать в новой реальности. Чем раньше компании адаптируются к новой реальности и трансформируют рабочие процессы, тем выше вероятность обойти конкурентов. Чтобы трансформация бизнес-процессов была эффективной, необходимо применять в работе современные технологии, которые расширяют возможности, устраняют временные и пространственные рамки и дают скорость, простоту и мобильность.

Будущее компаний определяется тем, какие инструменты выбраны для развития. Если приоритет отдается инновациям, есть возможность увеличить долю рынка, выйти на масштабные контракты. Работа становится более рентабельной и мобильной.

Если говорить более конкретно о скорости взаимодействия с клиентом, простоте работы с большими данными и сложными проектами, то большое значение имеет скорость документооборота, обмена информацией, закрывающими документами с клиентами, партнерами, контролирующими инстанциями. Особенно это важно при реализации объемных проектов, требующих значительных вложений. Не менее важна возможность решать текущие проблемы в ситуации, когда руководитель или ответственный сотрудник находится за пределами офиса. Благодаря переходу на инновационные инструменты и технологии временные и пространственные рамки отходят на второй план. Они больше не имеют значения.

Компании все чаще отказываются от бумажного документооборота в пользу электронного сервиса Диадок. Все приказы, решения имеют электронный формат. Чтобы такие документы становились обязательными для всех, достаточно указать это в локальном нормативном акте. Бумажные форматы коммуникаций теряют свою актуальность.

Снижение затрат

Переход на телекоммуникационные каналы обмена документами — это сокращение затрат на содержание офисов. Не требуются пачки бумаг и сотни ручек только на создание проектов договоров. Система электронного документооборота Диадок позволяет вносить коррективы и согласовывать приказы, договоры, управленческие решения. Сотрудники, партнеры используют единое информационное пространство для пересылки закрывающих документов. Нет необходимости устанавливать дополнительное дорогостоящее программное обеспечение.

В одном из проектов по внедрению сервиса Диадок мы разбирали процесс разработки договора. Свои подписи под документом до генерального директора должны были поставить его заместители по АХЧ, безопасности, развитию, НИОКР, финансам. Любой из них мог в любой момент отклонить подготовленный проект одним росчерком пера. Как следствие, на визирование уходили месяцы, заказ не выполнялся. И при этом все получали зарплату. Результат деятельности никого не интересовал.

Продуктивность

Представим, что некий среднестатистический инженер нуждается во внеплановом отпуске. Причины нас не интересуют. Он пишет заявление, найдя подходящий образец в интернете. Потом получает согласие у непосредственного начальника и идет на прием к директору. Тот думает, что к нему пришли с согласованным документом, ставит свою подпись и отправляет сотрудника дальше в отдел кадров. Там инспектор проверяет документ и понимает, что он составлен с ошибками. Принять заявление отдел кадров не может, так как потом претензии к компании будут предъявлять трудовая инспекция, ФНС и прочие проверяющие организации.

С учетом ожидания, перемещения между корпусами и подразделениями процесс переписывания заявления занимает почти два дня. За это время инженер не создал ничего, кроме своего заявления. А зарплату ему начислят в полном объеме.

С нами и сервисом Диадок ваши подчиненные будут заниматься своими непосредственными обязанностями. Человеческий фактор и рутина отойдут на второй план. Беготня и ожидание сводятся к минимуму.

Сверхмобильность

Современного человека практически невозможно представить без смартфона или планшетного компьютера. С их помощью можно не только разговаривать, но и делиться файлами, вести видеоконференции. Если во время видеосвязи вы видите за спиной сотрудника не офисные шкафы, а обои, легко понять, что он находится у себя дома, а не в офисе. 

Мы внедрим Диадок и поможем организовать мгновенную передачу данных, закрывающих документов, совместно работать над проектами тем, кто находится в разных странах или городах.

Работа на расстоянии

Очевидно, что компаниям в определенные моменты выгодно нанимать сотрудников на условиях удаленного режима работы. Причин для этого много:

• нет необходимости ежечасно контролировать результаты. Результаты и задания пересылает автоматизированная система;

 • минимизируются издержки на аренду офиса, покупку компьютерной техники, оплату счетов за коммунальные услуги;

 • растёт производительность. Сотрудник, зная, что его работа контролируется, не позволит себе расслабиться;

 • отсутствуют территориальные ограничения. Нет нужного специалиста в своем городе? Его можно нанять в соседнем. Особенно это актуально для крупных городов, так как кандидат из Омска готов работать за меньшую зарплату, чем кандидат из Москвы. Дополнительный бонус – экономия на фонде оплаты труда;

 • оперативное решение задач. Нужно, чтобы техподдержка или консультанты работали круглосуточно? Почему бы не нанять их из разных часовых поясов? У одних смена заканчивается, другие только приступают к работе.

 Не менее четверти работодателей считают, что удалённые сотрудники показывают лучшую производительность и результаты. Остальные придерживаются прямо противоположного мнения. Но они просто еще не пробовали отказаться от привычного офиса.

Удаленные сотрудники будут работать успешно, если им предоставить качественное программное обеспечение. Мы предлагаем воспользоваться системой электронного документооборота Диадок. Ваши потребности – наше решение.

Автоматизация

Как одновременно обслуживать растущую клиентскую базу, сохраняя при это высокий уровень качества? Где взять такое количество менеджеров? 

Есть решение, Диадок - это:

• минимизация рутины. Внедрение автоматических систем освободит персонал от повторяющихся операций;

• организация поиска, хранения, создания, корректировки документов. Все необходимые данные хранятся в Диадок. Доступ получают все, кто работает над определенным документом;

• автоматизация торговых операций. Вы больше не будете беспокоиться о передаче данных в систему маркировки по определённым товарам;

• получение в автоматизированном формате закрывающих документов. Снижаем дебиторскую задолженность. Финансовые службы всегда знают, какие сделки завершены, когда прошла оплата, какие незавершённые оплаты занести в план на будущие периоды.

Экологичность

Не стоит забывать и о том, что каждая пачка бумаги — это несколько вырубленных деревьев и неизбежные проблемы с экологией. Переход на электронный документооборот позволит не только быстрее обмениваться информацией, но и сохранить “легкие планеты”.

Если вы не знаете, как перейти на работу в автоматизированном режиме, обращайтесь в нашу компанию. Мы не только настроим программное обеспечение, но и обучим сотрудников. Мы настраиваем бизнес-процессы, убираем избыточные и неэффективные операции. Диадок станет отличным драйвером для вашего бизнеса.

Подключение вас и ваших контрагентов

В некоторых компаниях каждое подразделение самостоятельно регистрирует получаемые или исходящие закрывающие документы. Единая система контроля отсутствует. Никто не может сказать, как исполняются поручения. Отсутствуют возможности для совместной работы над договорами, проектами документов. Не налажено электронное взаимодействие с контролирующими инстанциями. Приказы, распоряжения, ответы на запросы отправляются на электронную почту,не заверены квалифицированной электронной подписью. При этом никто не задумывается о том, что такие документы нельзя считать юридически значимыми.

Не контролируется возврат документов. Одни и те же накладные, приказы, проекты многократно отправляются адресатам, чтобы получить хоть какой-либо результат. Сотрудники не занимаются своими прямыми обязанностями, а пытаются выяснить, вернулся нужный документ или нет. Электронный архив не создается.

Компания «Расчетный центр «Практик» предлагает решение всех перечисленных проблем. Мы подключим вас, ваших клиентов, партнёров и поставщиков к сервису Диадок. Помимо этого наши специалисты:

• презентуют работу системы в удаленном формате;

• обучат персонал работе с веб-интерфейсом и вспомогательными модулями;

• оперативно подключат к сервису не только вас, но и ваших партнеров.

В комплекс услуг по подключению в электронному документообороту включены:

• выпуск квалифицированной ЭЦП на имя руководителя или иных ответственных лиц. Ей надлежит заверять все документы, передаваемые партнерам или иным заинтересованным лицам;

• возможность приглашать клиентов и поставщиков работать совместно в рамках сервиса.

Дополнительно наши эксперты перевыпустят ЭЦП по истечению срока действия либо при увольнении, смене сотрудника.

Подключиться к системе Диадок можно во всех городах и населенных пунктах России. Для этого достаточно заполнить форму обратной связи или перезвонить по номеру телефона +7 (495) 320-09-20.

Надеемся, что наш опыт работы с ЭДО поможет вам и вашим партнерам сделать правильный выбор.