Любая организация вне зависимости от масштабов деятельности в процессе своей работы сталкивается с проблемами, вызванными с постоянно расширяющимся документооборотом:
- Сохранность и быстрый доступ не только к архивным документам, но и тем, что отражают текущие аспекты деятельности;
- Требования государственных организаций (налоговой инспекции, ПФР и др.) по предоставлению электронных форм отчетности и первичной документации за прошлые периоды;
- Руководству и менеджменту компании требуются для работы различные отчеты на основе внутренних документов фирмы.
Решить подобные проблемы возможно с помощью организации в компании электронного архива документов. Его внедрение позволит компании получить ряд преимуществ в организации и работе с текущим документооборотом:
- Поиск необходимой информации занимает существенно меньше времени. Современная организация процедуры поиска позволяет искать данные сразу по нескольким параметрам;
- Благодаря хранению электронных документов в архиве пользователи получают возможность формировать отчеты любой сложности;
- Освобождение площади, которую ранее занимали копии документов, требующих хранения.
- Организация правильного и своевременного копирования и применение актуальных технологий хранения для поддержания целостности баз данных позволяет избежать таких проблем, как потеря документов, порча или утрата необходимой информации.
- Копии требуемых документов создаются мгновенно и их можно разослать по неограниченному перечню получателей.
Создание электронного архива организации предполагает прохождение следующих этапов:
- Анализ текущего документооборота организации и экспертиза перечня документов, которые хранятся в бумажной форме и будут в дальнейшем переведены в электронный формат. На этой стадии в организации происходит окончательный выбор конкретной системы электронного архива;
- Установка и настройка приобретаемой системы в соответствии с происходящими бизнес-процессами в организации;
- Организация процесса сканирования и перевода в цифровую форму документов на бумажном носителе;
- Интеграция программного обеспечения электронного архива документов с существующими информационными системами компании.
Электронный архив для системы Контур.Экстерн
Контур.Экстерн – система для отправки электронной отчетности, лидирующая на российском рынке. Диадок – система электронного юридически значимого документооборота между организациями и контролирующими органами (обмен первичными документами: счета-фактуры, акты, накладные, договора).
Создание электронного архива документов, передаваемых с помощью этих систем, позволяет в одном месте собрать и структурировать всю необходимую информацию: первичные и сопроводительные документы, все виды отчетности организации, данные о сертификатах.
Основное преимущество, которое получает владелец электронного архива, – возможность доступа к документам даже без наличия действующего сертификата электронной подписи.
Электронный архив документов для Контур.Экстерна обладает следующим функциональным набором возможностей:
- Организован быстрый поиск требуемых отчетов;
- Удобная структуризация документов: организация – контролирующий орган – год – квартал;
- Можно посмотреть, как выглядят печатные формы не только первичных бухгалтерских документов (счет-фактура, акт купли-продажи, товарная накладная), но и формы обязательной отчетности, которые необходимо предоставить в налоговую инспекцию, пенсионный фонд, органы государственной статистики;
- В системе хранятся документы, которые подтверждают факт приемки отправленной отчетности контролирующими органами (квитанции и приеме, протоколы проверки и т.д.);
- Содержатся сведения, касающиеся информации об электронно-цифровой подписи организации (ЭЦП) (актуальность, кто и когда подписывал документы с помощью ЭЦП, данные о сертификате открытого ключа);
- Проверка целостности документов отчетности и документов, которые подтверждают факт ее передачи.
Просмотр электронных документов
Все статьи
